El gobierno provincial definió un procedimiento respecto a la documentación de valor jurídico, contable, histórico y cultural a resguardar, además de un reglamento para su transferencia al Archivo General de la Provincia de Entre Ríos.
Es a través del Decreto 2651 y alcanza a todas las áreas de la Administración Central. De esta manera, se estableció un procedimiento que fija pautas para la destrucción de documentos y expedientes culminados y/o archivados por más de 10 años.
De esta manera, se autoriza “la destrucción de los documentos y expedientes administrativos culminados y/o archivados en la Administración Central con una antigüedad mayor a los 10 años”, según versa el primer artículo de mencionado decreto.
Para ello, la provincia aprobó “un Procedimiento para la Destrucción de Documentos y Expedientes Administrativos de aplicación obligatoria para la Administración Central, salvo las reparticiones que por su especificidad cuenten con un procedimiento propio”, además del “Procedimiento para la Transferencia de Documentación al Archivo General de la Provincia de Entre Ríos”. La medida y la elaboración de los procedimientos fue un trabajo consensuado y en conjunto de la Secretaría de Modernización del Estado, Ciencia y Tecnología, el Archivo General de la Provincia, el Registro Único de la Verdad y el Tribunal de Cuentas de Entre Ríos.
Llegar a esta instancia tiene que ver con el Plan de Modernización del Estado que lleva adelante la provincia en materia de despapelización de los procedimientos administrativos, transparencia de gestión pública y resguardo de sus documentos, y para hacerlo la provincia estableció “un ordenamiento de la normativa en materia de eliminación de la documentación pública provincial carente de valor jurídico, contable, histórico y cultural”, además de contemplar que “la situación de acumulación de documentación en los archivos públicos repercute en las finanzas públicas debido al gasto destinado al alquiler y mantenimiento de inmuebles destinados para su uso”.
También se tuvo en cuenta la Ley 7452/85 que establece “al Archivo General de la Provincia como el organismo encargado de evaluar y seleccionar la documentación de los organismos de la Administración Pública Provincial por su valor informativo, histórico y cultural, para ser conservados a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión al as generaciones futuras”.
En ese sentido, se reglamentó el procedimiento de transferencia de la documentación al Archivo General de la Provincia en el marco de la reglamentación de la Ley provincial N° 7452. En el marco de ese mismo artículo, el Tribunal de Cuentas de Entre Ríos determina que los organismos públicos provinciales y municipales deben mantener su documentación jurídico o contable en archivo durante un plazo mínimo de 10 años.
Procedimientos
El decreto 2651 incluye dos anexos. El primero contempla el Procedimiento para la Destrucción de Documentos y Expedientes Administrativos, y establece disposiciones generales y procedimiento, y brinda precisiones sobre la autoridad de aplicación.
En tanto, el Anexo II es el Reglamento para Transferencia de Documentación al Archivo General de la Provincia de Entre Ríos, y el cual detalla las consideraciones generales, las condiciones de desinfección de la documentación; la descontaminación y limpieza; el embalaje, manipulación y traslado; la redacción de la hoja de transferencia de documentos y la formalización de la transferencia.
